En este artículo explico que es la legalización de documentos públicos y como realizar dicha legalización.
Índice
1. ¿Qué es la legalización de un documento?
2. Documentos exentos de la obligación de legalización
3. La Apostilla de la Haya
4. Procedimiento para legalizar documentos públicos extranjeros
4.1 Procedimiento para legalizar documentos públicos extranjeros emitidos en el extranjero
4.2 Procedimiento para legalizar documentos públicos extranjeros emitidos por Embajadas y Consulados en España
5. Procedimiento para legalizar documentos públicos españoles
6. Traducción de documentos
7. Bibliografía
1. ¿Qué es la legalización de un documento?
Citando al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación “La legalización (refiriéndose a la legalización diplomática) es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, con el que se comprueba la autenticidad de la firma que aparece en el mismo, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello que el documento ostente. La legalización se limita al reconocimiento y acreditación de una firma y, por tanto, no implica responsabilidad sobre el contenido del documento o posterior destino que pueda tener”.
2. Documentos exentos de la obligación de legalización
Aunque por norma general hay que legalizar los documentos, hay excepciones, ya sea porque el documento está exento de la obligación de legalización, o porque se legaliza por la “vía simplificada”, de la Apostilla de la Haya. En este apartado veremos el primer supuesto, citando al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
Dicho Ministerio comienza diciendo que “Como regla general, los documentos públicos españoles y extranjeros que deban surtir efectos, respectivamente, en el extranjero y en España, deben ser previamente legalizados. No obstante, determinados convenios internacionales simplifican el procedimiento de legalización e incluso eximen de la obligación de legalizar determinados documentos”.
Citando al mencionado Ministerio de Exteriores, “La normativa de la Unión Europea detalla una serie de documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado Miembro que están exentos de toda forma de legalización y trámite similar (apostilla) cuando son presentados a las autoridades de otro Estado Miembro de la Unión Europea:
- Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado Miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial (“huissier de justice”).
- Los documentos administrativos.
- Las actas notariales.
- Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
- Los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado Miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero”.
Listado de Estados Miembros a fecha de 2024 (Alemania, Austria Bélgica, Bulgaria, Chequia, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumanía, y Suecia).
La normativa a la que se refiere el Ministerio de Exteriores, es el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo de 6 de julio de 2016 por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012.
Dicho Reglamento, establece en el artículo 2, dedicado al ámbito de aplicación, los documentos exentos de legalización, donde hay que puntualizar, que, en el caso de los antecedentes penales, se exime de legalizar, “la ausencia de antecedentes penales, siempre que los documentos públicos al respecto sean expedidos a un ciudadano de la Unión por las autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad”. Es decir, si se piden los antecedentes penales en Portugal, de un ciudadano brasileño, ese documento habrá que legalizarse.
También hay exenciones relativas al:
“1) Convenio de Atenas nº 17 de la Comisión Internacional de Estado Civil (CIEC), de 15 de noviembre de 1977 (BOE nº 112, de 11-05-81), para documentos referidos a estado civil, capacidad, situación familiar de las personas físicas, nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que estén destinados, así como cualquier otro documento extendido para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto de estado civil.
2) Convenio de Viena nº 16 de la CIEC, de 8 de septiembre de 1976, (BOE 200, de 22/08/1983) sobre certificaciones plurilingües de actas de nacimiento, matrimonio o defunción.
3) El Convenio de Londres nº 63 del Consejo de Europa, de 7 de junio de 1968, (BOE 206, de 28/08/1982) sobre exención de legalización en documentos expedidos por Agentes Diplomáticos y Consulares.
4) El Canje de Notas con la URSS de 24 de febrero de 1984, (BOE 93, de 18/04/1985,) sobre supresión de legalizaciones y expedición de certificados de Registro Civil.
5) Convención Interamericana de Exhortos o Cartas Rogatorias de Panamá, de 30 de enero de 1975 (BOE 195 de 15/08/1987). Exime de legalizar la documentación judicial anexa a los exhortos (art VI).
6) Convenio entre España e Italia sobre intercambio de documentación 10 de octubre de 1983, en materia de Registro Civil y dispensa de legalización de ciertos documentos. Hecho en Madrid, el. (Entrada en vigor el 1 de agosto de 1986. BOE. núm. 124, de 24 de mayo de 1986).
7) Canje de Notas entre el Reino de España y la República de Italia sobre reconocimiento recíproco de títulos de los estudios de Enseñanza Media, Superior y Universitaria, hecho en Roma el 14 de julio de 1999. Entrada en vigor el 14 de julio de 1999. BOE. núm. 277, de 18 de noviembre de 2000. (Art. 7, punto cuarto).-No requiere legalización ni traducción de documentos.)”
Adjunto el siguiente documento del Ministerio de Exteriores con los “Convenios firmados por España que eximen del requisito de legalización, con sus Estados parte, en febrero de 2011”, donde hay más información.
3. La Apostilla de la Haya
La segunda “exención” de la legalización es la Apostilla de la Haya, que es como una “legalización simplificada”. Citando al Ministerio de Exteriores, “La Apostilla de La Haya es un trámite que simplifica la legalización de documentos públicos. Consiste en la estampación de un solo sello y firma en el documento.
Es válido para los Estados Parte en el Convenio de la Apostilla de La Haya de 1961. Se excluyen del ámbito de aplicación del Convenio los documentos consulares expedidos por las Embajadas y Consulados extranjeros en España y los documentos referidos a operaciones mercantiles o aduaneras.
La Apostilla de La Haya carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización también la tendrá.
Es decir, la Apostilla de la Haya consiste en apostillar un documento público (citando la RAE, una apostilla es una “Acotación que comenta, interpreta o completa un texto”), es decir sellar un documento para indicar que está legalizado, y se certifica su autenticidad. Hay que aclarar que la apostilla certifica la autenticidad del documento, pero no que el contenido sea cierto. Asimismo, algunos documentos públicos requieren un reconocimiento de firma previo antes de ser apostillado (por ejemplo, un título universitario).
Citando al Ministerio de Asuntos Exteriores “Cada país apostilla con el sello de La Haya sus propios documentos”. Por lo tanto, para apostillar un documento extranjero en España, habrá que acudir al Consulado o Embajada del país que emitió ese documento, o en su defecto, realizar el trámite en el país de origen.
La Apostilla de la Haya es una alternativa a la legalización en sentido estricto, que es otro procedimiento mucho más lento y complejo. Es por eso, que siempre que se pueda, es preferible la Apostilla, a la legalización en sentido escrito.
En caso de que se vaya hacer una Traducción Jurada, es recomendable primero apostillar el documento y después realizar la Traducción Jurada.
Este es el listado de Estados firmantes del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961 ( https://www.mjusticia.gob.es/es/Ciudadano/TramitesGestiones/Documents/ESTADOS_FIRMANTES_CONVENIO_HAYA.pdf ).
También se puede consultar la “Guía de la Apostilla de la Haya”
4. Procedimiento para legalizar documentos públicos extranjeros
Citando al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, “Los documentos públicos extranjeros pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en el extranjero (por las Oficinas Consulares de España en el exterior), bien en España (por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación)”.
Por lo tanto, hay dos vías de legalización, una en el extranjero, a través de las Oficinas Consulares de España, y otra dentro de España, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores. Ambas vías se describirán a continuación.
4.1 Procedimiento para legalizar documentos públicos extranjeros emitidos en el extranjero
“Legalización en el extranjero. El procedimiento a seguir conlleva dos trámites diferenciados:
- En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
- Seguidamente, es necesaria la legalización por la Oficina Consular de España en tal país. Este último trámite conlleva el pago de una tasa”.
Este es el criterio general, sin embargo, algunos documentos tienen especialidades en su legalización.
- “Certificados de Registro Civil. Se puede optar entre seguir el procedimiento anteriormente descrito o solicitar la legalización ante la Oficina Consular del país emisor del documento en España. En este último caso, se deben seguir los siguientes pasos:
- En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
- Seguidamente es necesaria la legalización por la Oficina Consular del país emisor del documento en España.
- Por último, se precisa la legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación”.
Este es el enlace del Ministerio de Asuntos Exteriores relativo al servicio de legalizaciones ( https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Paginas/Legalizaciones/Servicio-de-legalizaciones.aspx ). Dicha legalización es gratuita (no hay tasa), y se puede hacer de forma presencial en Madrid, por correo certificado, o a través de una gestoría.
- “Certificados de último destino (C.U.D. o E.U.C. “end user certificate”). Para los documentos extranjeros relacionados con transacciones militares de material de defensa o de doble uso (aquel que puede tener tanto utilidad militar como civil), pueden seguirse los mismos trámites que para los Certificados de Registro Civil, con la especialidad de que el trámite de legalización deberá realizarlo un funcionario diplomático con firma registrada en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación”.
- “Certificados de emigrantes retornados. El trabajo realizado en el extranjero, ya sea por cuenta propia o ajena, y la duración del mismo deben acreditarse mediante contratos de trabajo, hojas salariales o de cotización a la Seguridad Social y/o certificado de trabajo de la empresa donde se haya trabajado, en el que habrá de figurar el tiempo de prestación de servicios. En principio, el despliegue de efectos de estos documentos se supedita a una de las siguientes vías:
- La adveración (certificación) de su contenido por la Consejería de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social española del país en que se hubiera realizado la actividad laboral.
- Cuando en los países extranjeros no exista Consejería de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social u órgano equivalente, será necesaria su legalización si se trata de documentos públicos. Esta legalización se efectuará en la Oficina Consular de España;
- Cuando se retorne de un país parte en el Convenio de la Haya, los documentos públicos habrán de ser apostillados.
Ahora bien, no será necesario trámite de adveración, legalización o apostilla, cuando los documentos laborales cuenten con códigos seguros de verificación que permitan acreditar su veracidad e integridad”.
- Por último, el Ministerio de Asuntos Exteriores, aclara que, “Asimismo, los interesados podrán aportar ante las autoridades competentes en España documentos privados extranjeros, acompañados, en su caso, de la debida traducción, sin que sean necesarias para su plena validez y eficacia probatoria las exigencias ni de elevación a público ni de legalización o apostilla. No será, por tanto, causa de inadmisión de los documentos su naturaleza privada. Los documentos privados serán valorados con arreglo a la sana crítica sin que tengan el valor de documentos públicos”.
4.2 Procedimiento para legalizar documentos públicos extranjeros emitidos por Embajadas y Consulados en España
“Legalización en España. Los documentos consulares extranjeros -emitidos por Embajadas y Consulados extranjeros acreditados en España– deberán ser legalizados en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. La legalización en dicho Servicio es siempre gratuita. Los documentos consulares más comunes son:
- Certificados de fe de vida y estado civil.
- Certificados de buena conducta.
- Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
- Certificados de nacionalidad.
- Declaraciones juradas.
- Certificaciones explicativas de la legislación local.
- Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros”.
Este es el enlace del Ministerio de Asuntos Exteriores relativo al servicio de legalizaciones ( https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Paginas/Legalizaciones/Servicio-de-legalizaciones.aspx ). Dicha legalización es gratuita (no hay tasa), y se puede hacer de forma presencial en Madrid, por correo certificado, o a través de una gestoría.
No se legalizan por esta vía documentos públicos obtenidos en el extranjero.
5. Procedimiento para legalizar documentos públicos españoles
Citando al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, “Los documentos públicos españoles pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en España, bien en el extranjero.
- Legalización en España. La legalización de documentos públicos españoles varía en función de la autoridad emisora del documento y de la naturaleza del mismo. Se deben seguir los pasos que se detallan, en función del documento de que se trata, en el orden descrito:
- Otros documentos emitidos por la Administración General del Estado:
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos emitidos por las Comunidades Autónomas:
- Legalización por la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos emitidos por las Entidades Locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Consejos o Mancomunidades, entre otros):
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Política Territorial y Memoria Democrática, salvo que se trate de documentos del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos notariales (escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y, en general, todos aquellos documentos en los que es un notario el encargado de dar fe):
- Legalización por el colegio notarial.
- Legalización por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos judiciales (actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; y demás resoluciones judiciales):
- Legalización por el Tribunal Superior de Justicia de la respectiva Comunidad Autónoma.
- Legalización por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos mercantiles relativos a exportaciones:
- Legalización por la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente.
- Legalización por en el Consejo Superior de Cámaras Oficiales de Comercio, Industria y Navegación.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos bancarios:
- Para los documentos emitidos por entidades bancarias, la legalización la efectúa el Banco de España (C/ Alcalá, 48, 28014 Madrid – Ventanilla 16). Para que pueda dar su conformidad, será preciso que el documento esté firmado por un apoderado de la entidad emisora con firma registrada en TARGET2.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos académicos de enseñanza superior, válidos en todo el territorio nacional: Para su legalización se seguirán los trámites del Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades.
- Documentos académicos que no tengan la condición de título universitario: Para su legalización se seguirán los trámites del Ministerio de Educación, Formación Profesional y Deportes.
- Documentos académicos de enseñanza básica expedidos por centros docentes en una Comunidad Autónoma:
- Legalización por la Consejería de Educación de la Comunidad Autónoma u órgano equivalente.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos emitidos por la Iglesia Católica:
- Legalización por la Nunciatura Apostólica y/o la Diócesis. En caso de duda, puede plantearse la cuestión a la Subdirección General de Libertad Religiosa del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Documentos emitidos por otras autoridades religiosas (tales como matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, que deben estar inscritos en el Registro Civil; de no estarlo, habrá de acudirse a la vía notarial):
- Legalización por el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma cuyo Registro Civil haya emitido el certificado.
- Legalización por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Certificados médicos (en el impreso oficial, con la firma y sello del médico colegiado):
- Legalización por el Colegio de Médicos de su provincia.
- Legalización por el Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º – 28014 Madrid. Teléfono: 91 431 77 80).
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Certificados sanitarios de animales domésticos (expedidos por la Delegación/Subdelegación del Gobierno correspondiente, a partir de un certificado veterinario):
- Legalización por la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación (C/ Almagro, 33 5º – 28071 Madrid. Teléfono: 91 347 66 07).
- Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.
- Legalización en el extranjero. La legalización de documentos españoles emitidos en el extranjero habrá de realizarse por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país en cuestión”.
6. Traducción de documentos
En cuanto a la validez de las traducciones, el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, ofrece varias opciones.
En primer lugar, “Para su validez en España, las traducciones han de realizarse o cotejarse en las Oficinas Consulares de España en el extranjero o en las del país de origen del documento en España y posteriormente deben legalizarse en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación”.
En segundo lugar, “Existe igualmente la posibilidad de que la traducción o cotejo de la misma la lleve a cabo un intérprete-traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. En este último caso no se precisa la legalización” (legalización de la traducción).
En tercer lugar, “En el ámbito de la Unión Europea, no se requiere la traducción de documentos públicos de un Estado miembro cuando los mismos vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe de los contemplados en los anexos del Reglamento (UE) 2016/1191. También se consideran válidas las traducciones juradas realizadas por personas habilitadas para ello en virtud del Derecho de un Estado Miembro de la UE”.
7. Bibliografía
Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, Legalización diplomática
https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Paginas/Legalizacion-y-apostilla.aspx#Case_3
Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, Convenios firmados por España que eximen del requisito de legalización, con sus Estados parte, en febrero de 2011
Ministerio de la Presidencia, Justicia, y Relaciones con las Cortes, Listado de Estados firmantes del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961
Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, Servicio de legalizaciones
Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo de 6 de julio de 2016 por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012
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